Эффективное функционирование библиотеки как технологической системы есть достижение максимальных результатов при фиксированных затрат всех видов ресурсов или оптимизация (снижение) затрат на достижение планируемого уровня удовлетворения информационных потребностей. Эта величина является измеряемой и именуется экономической эффективностью

.

Экономикой непроизводственной сферы разработаны несколько подходы к определению экономической эффективности ее отраслей. Все они апробированы в библиотечной сфере.

Первый из них – определение затрат на единицу продукции и услуг. Более эффективным признается процесс производства продукта или услуги, который, при заданном уровне качества, является менее затратным.

Применяя этот подход, необходимо четко определить:

F какие результаты библиотечной деятельности будут оцениваться;

какие ресурсные затраты будут браться в расчет;

какие показатели (натуральные или стоимостные) будут использоваться для измерения эффективности.

Например, для оценки результатов могут быть востребованы показатели объемов: а) производимой в библиотеке продукции, имеющей непосредственный «выход» на пользователей (количество введенных в базы данных библиографических и фактографических записей; подготовленных информационных сообщений; рекламных материалов и т. п.); б) предоставленных услуг (количество книговыдач, выполненных справок; проведенных консультации; отсканированных страниц текстов; посещений досуговых мероприятий; суммарное время работы читателей с электронными ресурсами и т. п.). Библиотека может ограничиться набором базовых показателей (книговыдач, справки, посещения), либо расширить их номенклатуру до пределов разумной достаточности. Известны попытки моделирования «условных единиц» измерения результатов библиотечного обслуживания путем сопоставления трудоемкости различных видов услуг и введения весовых коэффициентов для выравнивания их значимости при расчете общего индекса эффективности. Этот подход позволяет сравнивать деятельность библиотек и структурных подразделений, величающихся в плане номенклатуры и объемов предоставляемых пользователем услуг.

Натуральными показателями ресурсного обеспечения могут выступать:

ü площадь библиотеки;

ü объем фонда;

штатная численность персонала;

годовой объем рабочего времени;

количество единиц компьютерной (и иной) техники.

В качестве стоимостных показателей используются:

ü годовой бюджет библиотеки;

отдельные статьи бюджетных расходов на оплату труда;

комплектование фондов;

приобретение технических средств и оборудования;

внебюджетные поступления, затраченные на развитие ресурсной базы.

Основными натуральными показателями затрат на единицу продукции (услуг) служат:

ü обращаемость книжного фонда;

удельная трудоемкость;

удельный расход материалов;

нагрузка на библиотекаря (по видам работ);

коэффициент интенсивности использования технических средств и оборудования и др.

В качестве базовых стоимостных показателей выступают себестоимость и рентабельность (для платных услуг). Расчет себестоимости (денежного эквивалента всех видов затрат на производство продукта или услуги) и рентабельности (соотношения между доходами от платных услуг и расходами на их подготовку и предоставление) может производиться:

а) с учетом только текущих расходов (согласно смете текущего года);

б) с учетом прошлых и текущих затрат на все виды ресурсов.

Для применения этого варианта расчета необходимо отработать схемы и формулы оценки ресурсной базы прошлых лет с учетом их физической амортизации, морального старения, разного уровня цен и тому подобных факторов.

Второй подход – сопоставление затрат на информационное обслуживание с характеристиками эффекта от использования предоставленной обслуживающей системой информации. Этот подход разрабатывается, главным образом, в сфере информационного обеспечения научно-технических разработок специальными библиотеками, органами и службами НТИ. Прямой доступ к отчетам о научных и экспериментальных исследованиях, к конструкторской документации (с целью анализа списков литературы, библиографических ссылок, упоминаний об использованном опыте, о заимствованных инновационных проектах) и непосредственный контакт с абонентами обслуживания позволяют оценить реальный вклад в разработку проблемы различных каналов информации. Существуют как общие, так и частные методики оценки эффективности использования материалов научно-технической информации в цикле «наука – техника – производство»: расчета экономического эффекта от выбора перспективных направлений научно-технических разработок, снижения трудовых затрат и себестоимости продукции, экономии материальных ресурсов и капитальных вложений.