Все технологические операции по работе с документами сосредоточены в руках бухгалтера. Им выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив; приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив. На предприятии ведутся следующие формы бухгалтерской отчетности: бухгалтерский баланс, приложение к бухгалтерскому балансу, отчет о прибылях и убытках, отчет о целевом использовании полученных средств. Учредительные документы, протоколы собраний учредителей, документы, подтверждающие государственную регистрацию предприятия, внутренние документы и другие хранятся в специальном сейфе, находящемся в офисе. Документы текущего месяца (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки из банка и т. д.), обработанные вручную и относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, переплетаются и хранятся в специальном закрывающемся шкафу. Там же хранятся бухгалтерские отчеты и балансы. Согласно Закону о бухгалтерском учете ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов несет руководитель организации. Рабочее место бухгалтера и директора оборудованы по всем правилам охраны труда, с соблюдением норм освещенности и безопасности. Мебель подобрана эргономичная и современная. Функции инженера по охране труда возложены на коммерческого директора. Он проводит текущие инструктажи по технике безопасности, пожарной безопасности и соблюдению правил безопасной эксплуатации оборудования. Механик следит за тем, чтобы в каждой машине были огнетушитель и аптечка, исправный ремень безопасности, и за технической исправностью транспортного средства.

Схема работы с документами в бухгалтерии показана на рисунке 5.

Рис.№ 5

Схема работы с документами в бухгалтерии