При применении письменной формы декларирования используется таможенная декларация. В ряде установленных случаев в качестве таможенной декларации могут использоваться иные документы:

− заявлением (например, при заявлении таможенного режима реэкспорта);

− транзитной декларацией (например, в случае перевозки товаров по процедуре международного таможенного транзита );

− таможенным документом (например, карнет АТА, в случае временного ввоза товаров ).

Таможенная декларация является основополагающим документом, в котором заявляются точные сведения о товарах и транспортных средствах, о таможенном режиме в соответствии с которым эти товары и транспортные средства перемещаются через таможенную границу или приобретают новый статус во внешнеторговом обороте. По своему правовому значению она многофункциональна и используется в целях налогообложения, идентификации и контроля.

Таможенная декларация подается на товары:

− перемещаемые через таможенную границу;

− таможенный режим которых изменяется (например, таможенный режим временного ввоза изменяется на режим выпуска для внутреннего потребления);

− являющиеся отходами, образовавшимися в результате применения таможенных режимов переработки на таможенной территории и переработки для внутреннего потребления;

− являющиеся остатками ввезенных товаров для переработки и не использованных в производственном процессе при применении таможенных режимов переработки на таможенной территории и переработки для внутреннего потребления;

− являющиеся отходами, образовавшимися в результате уничтожения иностранных товаров, при применении таможенного режима уничтожения;

− незаконно ввезенные на таможенную территорию РФ и приобретенные лицом, осуществляющим предпринимательскую деятельность и не имеющим отношения к незаконному перемещению.

С момента должного оформления и принятия таможенным органом таможенной декларации она становится документом, свидетельствующим о фактах, имеющих юридическое значение (п. 3 ст. 132 ТК России).

Основная форма таможенной декларации при декларировании товаров, перемещаемых участниками внешнеэкономической деятельности (в т.ч. товаров, перемещаемых физическими лицами для производственной и иной коммерческой деятельности) и помещаемых под выбранные таможенные режимы — грузовая таможенная декларация (ГТД), введенная в практику таможенного оформления с 1 апреля 1989 г.

При процедурах основного таможенного оформления и при транзитных перевозках товаров с 1 января 2007 года применяется новая форма ГТД/ТД соответствующая форме единого административного документа ЕС.

При декларировании ввозимых (ввезенных) на таможенную территорию Российской Федерации товаров используются комплекты ТД3 и ТД4, а в отношении вывозимых (вывезенных) с таможенной территории Российской Федерации товаров используются комплекты ТД1 и ТД2 либо комплекты ТД3 и ТД4. Письменной грузовой таможенной декларацией с использованием комплектов ТД1, ТД2, ТД3, ТД4 (далее - ГТД) является заполненный и поданный таможенному органу комплект ТД1 или ТД3 либо заполненные и поданные таможенному органу комплекты ТД1 и ТД2 или ТД3 и ТД4. ГТД используется при декларировании товаров, помещаемых под таможенные режимы выпуска для внутреннего потребления, экспорта, международного таможенного транзита (только для товаров, перемещаемых трубопроводным транспортом и по линиям электропередачи), переработки на таможенной территории, переработки вне таможенной территории, временного ввоза, таможенного склада, реимпорта, реэкспорта, уничтожения, отказа в пользу государства, временного вывоза, беспошлинной торговли, а также при декларировании отходов и остатков, полученных на таможенной территории Российской Федерации в результате переработки и уничтожения иностранных товаров.