Система должна обеспечивать эффективную обработку возникающей первичной документации, больших массивов входной информации и подготовки выходных документов. Обеспечить хранение и обработку больших объемов информации.

Чтобы эффективно руководить предприятием, необходимо собрать и проанализировать очень много информации. Особое значение имеет автоматизация учета основных средств и материальных запасов. АИС «Учет ОС и МЗ» значительно облегчает сотруднику отдела снабжения и закупок работу по составлению оборотных ведомостей по основным средствам и материалам, приходование и списание ОС и МЗ и при этом экономит немало времени.

Постановка задачи

Необходимо разработать программный продукт, позволяющий вести учет основных средств и материальных запасов в разрезе материально ответственных лиц, структурных подразделений организации. Программа должна выполнять следующие задачи:

Учет ОС и МЗ (группировка всех ОС и МЗ по счету, группе и МОЛ);

Отражение поступления ОС и МЗ (присвоение номера инвентарной карточки, указание количества, цены, стоимости ОС или МЗ, номер счета, дата, поставщик, присвоение инвентарного номера, закрепление за МОЛ, получил, место нахождения);

Формирование отчета по всем объектам ОС и МЗ на определенную дату;

Отражение информации о списанных объектах ОС и МЗ (МОЛ, дата списания, причина).

Отражение информации о счетах объектов ОС и МЗ.

Функции и задачи создаваемой АИС

Для достижения поставленной цели АИС должна автоматизировать работы по следующим направлениям:

Автоматизация ведения учета ОС и МЗ (группировка всех ОС и МЗ по группе и МОЛ);

автоматизация работ по составлению отчетных документов;

учет поступления ОС и МЗ;

учет списания ОС и МЗ;

Создание АИС позволит автоматизировать процессы оформления документов, решить проблемы организации электронно-информационного взаимодействия и предоставит более широкие возможности для контроля и анализа поступающей информации, что в свою очередь, повысит эффективность принятия управленческих решений и понизит риск возникновения ошибок, связанных с обрабатываемой информацией.

Создание АИС «Учет ОС и МЗ» для отдела снабжения и закупок КФ ГС РАН преследует главную цель

:

Оптимизация работы сотрудника отдела снабжения и закупок по учету ОС и МЗ.

Для достижения данной цели необходимо выполнить ряд задач

:

Исследовать возможность автоматизированного ввода данных в базу данных.

Определить с помощью группы системного сопровождения КФ ГС РАН характеристики локальной сети предприятия.

Выполнить проектирование АИС «Учет ОС и МЗ» и определить возможность его внедрения на предприятии.

Проанализировать детали реализации, подготовить и включить в проект АИС «Учет ОС и МЗ» соответствующие примеры работы с программой.

Выполнить разработку АИС «Учет ОС и МЗ».

Требования к системе в целом:

Функциональность - информация и сервисы, предлагаемые, должны быть действительно необходимы и полезны аудитории пользователей;

Надежность и безопасность - работоспособность системы 24 часа в сутки, быстрый доступ к информации и защита от несанкционированного доступа;

Актуальность. Под актуальностью здесь подразумевается то, что законодательная база должна своевременно обновляться.

Требования к программному обеспечению:

Базовые операционные системы для клиентской части - лицензионная версия операционной системы семейства MS Windows, начиная с MS Windows 98 и выше;

Лицензионная версия MS-Office 2000/2003

Лицензионная версия среды программирования Borland Delphi7.0

Требования к техническому обеспечению:

Для работы с АИС необходим персональный компьютер со следующими системными характеристиками:

процессор Intel Pentium III 750 Мг и выше;

свободное пространство на жестком диске не менее 20 Мб;

оперативная память объемом не менее 256 Мб.

Помимо описанного персонального компьютера необходима следующая оргтехника: принтер.

Требования к информационному обеспечению:

1) состав, структура и способы организации данных в системе требуют:

наличия всех необходимых учетных реквизитов объекта автоматизации;

пообъектного хранение данных;

разбиения информации на элементарные признаки (например, для адреса выделять отдельно Населенный пункт, Улица, Дом);

независимости представления данных от СУБД.

2) информационный обмен между компонентами системы должен выполняться:

средствами магнитных носителей;

не допускаются вложения файлов;

с однозначным указанием получателя;

с гарантированной доставкой сообщения адресату;

3) информационная совместимость со смежными системами:

полная автономность;