Наименование работы: «Автоматизация учета основных средств (ОС) и материальных запасов (МЗ) для отдела снабжения и закупок КФ ГС РАН».

Большое количество основных средств и материальных запасов, находящихся на балансе предприятия, а также учет их в разрезе материально ответственных лиц усложняют задачу своевременного и правильного учета перемещений ОС и МЗ, необходимости их обновлений по истечении срока полезного использования, списания ОС или МЗ. Ручная обработка этих данных не позволяет оперативно получить всю необходимую информацию об интересующем объекте ОС или МЗ и внести все изменения (перемещение, списание).

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая бы обеспечила наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют шкафы для хранения папок с документами и ручной поиск и обработку необходимой информации. Но большинство предпочитают компьютеризированные базы данных и программы, позволяющие эффективно хранить, быстро извлекать нужную информацию и управлять большими объёмами данных.

Возросшие возможности современных компьютеров и программного обеспечения, их ценовая доступность привели к использованию вычислительной техники практически во всех областях жизнедеятельности человека. Причем по мере роста мощности персональных компьютеров сфера автоматизации непрерывно расширяется. Компьютер становится незаменимым помощником человека.

Темпы внедрения новых технологий в компьютерной отрасли высоки. Компании, производящие компьютеры и программное обеспечение, конкурируют между собой за рынки и прибыли, стремятся моментально реализовать технические новшества. Реальным победителем в этой гонке является потребитель, которому становятся доступны новые технологии и который может использовать их с выгодой для себя, опережая не поспевающих за ним конкурентов.

Большое количество информации, высокие требования к точности, многочисленные вычисления, потребность в постоянном обновлении данных делают необходимым применение баз данных для учета основных средств и материальных запасов, находящихся на балансе организации.

Объект автоматизации – организация закупок объектов ОС и МЗ и снабжения ими предприятия, а также движения этих объектов для обеспечения нормального функционирования предприятия.

Предмет автоматизации – учет основных средств и материальных запасов для обеспечения своевременного отражения движения объектов ОС и МЗ.

Цель разработки информационной системы – увеличение производительности за счет своевременности закупок объектов ОС и МЗ и их движения и снижения трудоемкости учетных операций.

1. Анализ предметной области

Задача автоматизации учета ОС и МЗ является частью общей задачи бухгалтерского учета. Она не является отдельной областью, а тесно связана с другими областями. Поэтому необходимо четко определить границы поставленной задачи, чтобы в последствии избежать необходимости изменения структуры программы в связи с появившимися новыми подзадачами с одной стороны, и не повторять обработку данных из других областей, для работы с которыми уже разработаны другие программные средства.

После того, как бухгалтерия организации по заказу начальника какого-либо отдела произвела покупку объекта ОС или МЗ, сотрудник отдела снабжения и закупок присваивает этому объекту инвентарный номер, номер инвентарной карточки, устанавливает для этого объекта материально-ответственное лицо и указывает его стоимость и местонахождение. После этого бухгалтер заносит все эти данные при принятии к учету объекта ОС или МЗ. После окончания срока полезного использования объекта ОС или МЗ он списывается с учета бухгалтером с согласованием с сотрудником отдела снабжения и закупок.

Основные понятия, используемые при разработке информационной системы:

ОС – материальные внеоборотные (долгосрочные) активы, основной капитал (активы, которые фирма приобретает для длительного использования в процессе экономической деятельности, а не для перепродажи: здания, сооружения, машины, оборудование, земля и т. п.; используются в течение нескольких операционных циклов организации, постепенно перенося свою стоимость на стоимость производимых товаров (услуг); представляют собой низколиквидные активы, которые сложно быстро перевести в наличные деньги).

МЗ – материальные запасы.

Заказ – документально оформленная и оплаченная заявка на доставку определенного товара.

Поставщик – организация, поставляющая товары какой-либо группы.